Soumission du mémoire

Afin de pouvoir terminer son programme, l'étudiant.e dans la voie thèse doit présenter et défendre le fruit de sa recherche: une thèse. La/le superviseur.e doit approuver le sujet de la thèse avant que l'étudiant.e le soumet.

Des informations supplémentaires sur la thèse se trouvent dans le Manuel des études supérieures ou dans le Calendrier de l'Université.

La/le superviseur.e doit soumettre la Notice of Examining Committee & Examination Date au moins trois semaines avant la soutenance de thèse.

L'étudiant.e doit compléter le formulaire Thesis Approval/Program Completion et l'apporter à sa soutenance, ensuite remplir le formulaire University of Alberta Thesis/Dissertation Non-Exclusive License et l'envoyer à FGSR.

1. Formattage

Les demandes minimum de FGSR pour le format de la thèse (ci-bas) établissent les critères minimum pour une thèse de deuxième ou de troisième cycle. Veuillez noter qu'il faudra aussi suivre les demandes de votre département et de votre superviseur.e. Vous devez utiliser le gabarit ci-bas, qui inclut les noms de programmes et de départements dans des menus déroulant.

Ces précisions devraient vous guider pour que vous puissiez atteindre le standard de la bibliothèque national de l'Université de l'Alberta et des bibliothèques et archives du Canada (University of Alberta Libraries and Library and Archives Canada).

FGSR Minimum Thesis Formatting Requirements (anglais) 

Gabarit de la page titre [Word Document]

Preface Samples [PDF Document]

Thesis Submission Checklist [PDF Document]

Suivant la rédaction de la thèse, l'étudiant.e et le comité d'examination (y compris la ou le superviseur.e) choisissent conjointement une date de soutenance. Cette dernière doit être communiquée à FGSR et à l'administrattion des études supérieures au Campus Saint-Jean.

Il faut soumettre une copie de votre thèse à chaque membre de votre comité d'examination au moins trois semaines à l'avance de votre examination finale.

2. Préparation du formulaire de complétion/approbation de thèse

Il faut compléter le formulaire Thesis Approval/Program Completion

L'étudiant.e doit apporter ce formulaire à sa soutenance. Dans le cas d'une soutenance favorable, l'étudiant.e (conjointement avec le comité) doit remplir ce formulaire et l'envoyer au Graduate Coordinator/Department Chair (FGSR).

Si le formulaire est soumis en retard, il sera considéré pour la prochaine période de soumission et l'étudiant.e sera obligé.e de s'enregistrer et payer les frais de la prochaine session.

3. Revoir sa thèse

Après l'examination, l'étudiant.e doit revoir sa thèse et faire les ajustements nécessaires, selon les directives du comité d'examination.

Une fois que la/le superviseur.e aurait approuvé les changements, l'étudiant.e pourra suivre les prochaines étapes.

4. Soumettre votre demande de finissant.e

Il faut faire sa demande de finissant.e dans Bear Tracks avant la soumission finale de la thèse.

Dans Bear Tracks, faites Academics>My Academics>Graduation et suivez les directives.

Celles et ceux qui ne font pas la demande ne pourront pas finir le programme.

5. Les documents supplémentaires et la thèse finale
Il faut soumettre la thèse dans les six mois après la date de l'examination.
Nous vous conseillons de soumettre au minimum 3-5 jours avant la date limite, au cas où des corrections seront nécessaires. Les dates limite se trouvent ci-bas.

La version finale de la thèse doit être en version PDF/A (Archive), qui peut être fait dans MicrosoftWord, WordPerfect, etc. Il faut soumettre la thèse dans Thesis Deposit. De là, FGSR relira la thèse avant de l'accepter. Suivez les étapes ci-bas.

5.1 Confirmez le format de la thèse

Avant de convertir à un PDF/A, confirmez que la thèse respecte les consignes de formattage (ci-haut).

5.2 Sauvegarder comme PDF/A (Archive) avec un nom approprié
Comment sauvegarder un PDF/A (Archive) [PDF Document]
Voici le format du nom de fichier d'une thèse:
  • nom_prénom_ initial(s)d'autresnom(s)_annéedesoumissionmoisdesoumission_cycle.pdf
(Exemple: Smith_Jill_M_201404_PhD.pdf)
  • Il est possible que vous ayez besoin d'Adobe Acrobat pour la conversion en PDF/A(not the freely available Acrobat Reader).
  • Pour plus d'infos, visitez la page 

Ressources Adobe Acrobat (anglais).

5.3 Préparez et soumettez les documents de soutien

Complétez et envoyez les documents suivant à FGSR (2-29 Triffo Hall), ou scannez-les et envoyez les par courriel. Pour plus d'infos de contact, cliquez ici.

Soumettez ces documents avant de soumettre la version électronique finale de votre thèse.

  • imprimez et complétez le formulaire à la main
b. Permissions de droit de l'auteur

Si vous avez reçu une lettre permettant l'inclusion des travaux d'autres personnes dans votre thèse, vous devez inclure cette lettre.
Copyright Office Resources

Envoyez ce formulaire (signé après l'examination et complété par la coordinatrice des études supérieures) à FGSR. Confirmez avec votre département que ce formulaire a été rempli et envoyé à FGSR.

NOTE: Vous pouvez restreindre l'accès à votre thèse pendant une certaine période en utilisant le formulaire Request to Restrict Access to a Thesis form. Il faut faire cette requête avant de soumettre la thèse à FGSR.

5.4 Enregistrer et soumettre la thèse

Avant de soumettre la thèse, vous devez l'enregistrer avec Thesis Deposit. Vous deves utiliser un ordinateur avec :

  • Accès internet, wifi ou autrement
  • Windows, Macintosh ou UNIX/Linus
  • Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer 8.x ou plus récent, Safari ou un autre navigateur moderne.
Dirigez-vous vers Thesis Deposit, utilisant la procédure suivante - Submitting Your Thesis Electronically in Thesis Deposit

5.5 FGSR

FGSR relira la thèse pour vérifier qu'elle répond aux critères nécessaires.

Si FGSR n'accepte pas la thèse

  • FGSR vous enverra un courriel disant que votre thèse n'a pas été acceptée. Il faudrait faire les ajustements nécessaire, tels que noter par FGSR, et soumettre la thèse à nouveau.
  • Vous devez vérifier vos courriels après chaque soumission au cas où des corrections seront nécessaire.

Si FGSR accepte la thèse

  • FGSR vous enverra un courriel de confirmation que votre thèse a été acceptée. Il y aura éventuellement des étapes finales à suivre.

Date limite de soumission

  • Pour finir en printemps: 1 avril avant 16 h (soumission de la thèse), 6 mai avant 16 h (cérémonie des finissants)
  • Pour finir en automne (par exemple après un leave of absence): 30 septembre avant 16 h (soumission de la thèse et cérémonie des finissants)